Toegang tot bestuursdocumenten
Als burger hebt je het recht om bestuursdocumenten bij de overheid in te kijken, er een kopie van te ontvangen en er uitleg over te krijgen.
Iedereen kan een bestuursdocument opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen en overheden.
Alle informatie die de overheid heeft, kan je opvragen. De definitie van een bestuursdocument is dan ook ruim: alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie (informatie op papier, digitale informatie of audiovisuele informatie). Voorbeelden zijn:
schriftelijke documenten zoals beleidsnota’s, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails, etc.
statistieken en databestanden
foto’s, beeldopnamen en audiobestanden
Ook documenten en bestanden die afkomstig zijn van particulieren, organisaties of andere overheden, komen in aanmerking. Het moet daarbij niet noodzakelijk gaan over informatie die tot een beslissing heeft geleid.
Voor bepaalde bestuursdocumenten gelden wel uitzonderingen op openbaarheid, bijvoorbeeld als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de geheimhoudingsverplichting of de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Actieve openbaarheid
Het lokaal bestuur neemt zelf initiatieven om informatie te geven over haar beleid en dienstverlening:
ons tweemaandelijks infomagazine Lievelink
via telefoon
aan het loket
via de pers
via deze website
via onze social mediakanalen
Bovendien moet elke brief de naam en het telefoonnummer vermelden van de persoon die je dossier behandelt. Op die manier kan je altijd bij iemand terecht als je vragen hebt.
Passieve openbaarheid
Wil je een overheidsdocument inkijken, zoals een milieurapport of een dossier over een nieuwe weg? Dat kan, want in Vlaanderen zijn bijna alle bestuursdocumenten openbaar. Je kan ze gratis inkijken, er uitleg over vragen of tegen betaling een kopie aanvragen.
De meeste gemeentelijke documenten zijn openbaar Toch zijn er uitzonderingen:
Je kan sommige registers niet inkijken, zoals:
de burgerlijke stand
het bevolkingsregister
het strafregister
Persoons- en personeelsdossiers zijn niet openbaar.
Je kan een omgevingsvergunning pas inkijken nadat ze is goedgekeurd, tenzij de wet anders bepaalt.
Een inzageverzoek kan worden geweigerd als:
het verzoek onredelijk is (bijvoorbeeld te veel werk vraagt)
het verzoek te vaag is
er wettelijke beperkingen gelden
Sommige documenten zijn slechts gedeeltelijk openbaar. Als een document nog niet af is of onvolledig, kan je aanvraag worden afgewezen. Dit gebeurt als er risico is op misverstanden door ontbrekende informatie.
Als een aanvraag wordt geweigerd, moet de overheid duidelijk uitleggen waarom.
Je kan je aanvraag op drie manieren indienen:
Digitaal via het thuisloket.
Met een brief naar: College van burgemeester en schepenen, Kasteeldreef 72, 9920 Lievegem.
Door je aanvraag persoonlijk af te geven op in één van onze contactpunten.
In je aanvraag moet je altijd deze informatie vermelden:
Welk document zoek je? Beschrijf het document zo precies mogelijk.
Wat wil je doen met het document? Kies uit:
het document inzien,
uitleg krijgen over het document,
een kopie of een afschrift ontvangen.
Jouw naam en adres. Alleen een e-mailadres is niet genoeg.
Gaat het om persoonlijke informatie? Dan moet je bewijzen dat deze informatie jouw rechtssituatie beïnvloedt. Voor andere documenten hoef je geen reden te geven.
Beroep tegen een weigering tot openbaarmaking
Soms verloopt de behandeling van je verzoek om een document openbaar te maken niet zoals je had gehoopt. Bijvoorbeeld:
De overheid weigert het document openbaar te maken, en je vindt de uitleg hiervoor niet goed.
Je krijgt maar een deel van het document, of sommige delen zijn onleesbaar gemaakt.
Je krijgt toestemming, maar de beslissing wordt niet uitgevoerd.
Je krijgt helemaal geen antwoord.
In deze gevallen kan je in beroep gaan bij de Beroepsinstantie inzake de Openbaarheid van Bestuur.
Bestuursdecreet (Titel II - Hoofdstuk 3)