Evenementenformulier

Wanneer moet je een evenementenformulier invullen?

Is één van onderstaande criteria van toepassing op je evenement, dan ben je verplicht om het evenementenformulier in te vullen:

• Het evenement vindt plaats op straat, op een plein, ... Er wordt gebruik gemaakt van de openbare weg. Er is dus met andere woorden impact op de omgeving en de mobiliteit.
• Je organiseert een buurtfeest.
• Je evenement kan parkeerproblemen of verkeersdrukte met zich meebrengen.
• Er worden meer dan 500 bezoekers verwacht.
• Je evenement vindt (deels) plaats in een tent.
• Het evenement heeft een impact op het milieu: je wenst muziek te spelen waardoor je een geluidsafwijking nodig hebt of jouw evenement veroorzaakt veel extra afval.
• Je wil bewegwijzering of reclameborden plaatsen voor jouw evenement op de openbare weg.

Hoe dien ik mijn evenementenformulier in?

Ten minste 12 weken voor de aanvangsdatum van het evenement vul je het formulier in.
Voor wielerwedstrijden is dat 16 weken.
Het formulier wordt door de gemeentelijke diensten bezorgd aan het college van burgemeester en schepenen, de politiezone Deinze-Zulte-Lievegem en Brandweerzone Centrum.

Veiligheidsdossier

Het veiligheidsdossier dien je in te vullen als het gemeentelijk coördinatieoverleg van oordeel is dat jouw activiteit bepaalde risico’s inhoudt of wanneer je dat, als organisator, zelf wenst.

Het veiligheidsdossier en bijhorende bijlagen worden tijdens een vergadering van het coördinatieoverleg besproken. Hierop zijn het gemeentebestuur, de politie, de lokale brandweer aanwezig. Ook jij als organisator wordt op dit overleg uitgenodigd.

Het college van burgemeester en schepenen zal op basis van jouw aanvraag en indien nodig, jouw veiligheidsdossier en de voorwaarden van de coördinatievergadering, beslissen of jouw activiteit een goedkeuring kan ontvangen.